حسابداری امیداپ برای دندان‌پزشکی

۱. ورود به حسابداری

از حساب امیداپ وارد حسابداری شوید

در امیداپ، صفحهٔ «حساب من» را باز کنید. دکمهٔ «ورود به حسابداری» شما را به برنامهٔ حسابداری کسب‌وکارتان می‌برد.

۲. ورود به حسابداری

کسب‌وکارتان را انتخاب کنید

اگر چند کسب‌وکار دارید، همه اینجا فهرست می‌شوند. کسب‌وکاری را که می‌خواهید حسابداری‌اش را ببینید انتخاب کنید و «ادامه به حسابداری» را بزنید.

۳. ورود به حسابداری

بار اول: ساخت حساب حسابداری

فقط دفعهٔ اول این فرم را می‌بینید. نام مطب و نوع کسب‌وکار را «دندان‌پزشکی» بگذارید. نوع کسب‌وکار تعیین می‌کند برنامه با شما با چه کلماتی حرف بزند (بیمار، درمانگر، طرح درمان) و چه بخش‌هایی داشته باشد.

نکته: دفعه‌های بعد مستقیم وارد نمای کلی می‌شوید.

۴. نمای کلی

صفحهٔ اول: «شروع کار»

این فهرست سه قدم اول را نشان می‌دهد: ثبت خدمت‌ها و قیمت‌ها، تیم (اختیاری) و اولین نوبت. هر قدم که انجام شود تیک می‌خورد. پایین‌ترِ همین صفحه، خلاصهٔ امروز (تعداد نوبت، دریافتی، بدهکاران) را می‌بینید.

۵. نمای کلی

منوی پایین صفحه

همهٔ کارها از این پنج دکمه شروع می‌شود: «نمای کلی» صفحهٔ اول است، «بیماران» پروندهٔ افراد، «خدمات» فهرست کارها و قیمت‌ها، «نوبت‌ها» تقویم، و «بیشتر» بقیهٔ بخش‌ها.

۶. نمای کلی

دکمهٔ «بیشتر»

«کارکنان» برای افزودن منشی یا دندان‌پزشک همکار است و «حسابداری» برای فاکتورها، صندوق، چک و گزارش‌ها. «پورسانت‌ها» سهم هر درمانگر را نشان می‌دهد، «تنظیمات» تنظیمات کسب‌وکار است، و «انبار» برای مواد مصرفی (کامپوزیت، بی‌حسی…).

۷. تعریف خدمت

خدمت یعنی چه؟

خدمت هر کاری است که برای بیمار انجام می‌دهید و پولش را می‌گیرید: جرم‌گیری، ترمیم، عصب‌کشی، ویزیت. هر خدمت یک قیمت و یک مدت دارد. مدت برای نوبت‌دهی است: یک نوبت ۳۰ دقیقه‌ای در تقویم همان‌قدر جا می‌گیرد.

۸. تعریف خدمت

پر کردن فرم خدمت

نام خدمت را بنویسید. «دسته‌بندی» اختیاری است و فقط برای مرتب کردن فهرست است، مثلاً «بهداشت دهان»، «ترمیمی» یا «زیبایی». مدت را به دقیقه و قیمت را به ریال بنویسید؛ زیر خانهٔ قیمت معادل تومانی هم نوشته می‌شود.

نکته: «نوبت آنلاین در امیداپ» روشن است تا بیماران همین خدمت را در صفحهٔ شما در امیداپ نوبت بگیرند؛ اگر نمی‌خواهید، تیکش را بردارید. «تاریخ اعمال قیمت» خودکار امروز است. برای گران کردن در آینده، همان خدمت را با تاریخ تازه قیمت‌گذاری می‌کنید و فاکتورهای قبلی دست نمی‌خورند.

۹. تعریف خدمت

فهرست خدمات

هر خدمتی که ثبت کنید اینجا می‌آید و در نوبت‌دهی و فاکتور قابل انتخاب است. با «ویرایش» نام، دسته یا مدت را عوض می‌کنید و با قیمت‌گذاری تازه، قیمت را.

۱۰. فرم پیش از ویزیت

روشن کردن فرم پیش از ویزیت

در «تنظیمات»، «فرم پیش از ویزیت» را روشن کنید. بیمار پیش از آمدن علت مراجعه، داروهای روزانه و گاه‌به‌گاه، بیماری‌های زمینه‌ای، حساسیت دارویی و بارداری را می‌نویسد. بیماری که در امیداپ نوبت می‌گیرد فرم را همان‌جا می‌بیند؛ برای نوبت تلفنی لینک فرم را می‌فرستید.

نکته: پاسخ‌ها رمزگذاری‌شده نگه داشته می‌شوند. فقط مدیر و دندان‌پزشکِ همان نوبت آن‌ها را باز می‌کنند و هر باز کردن ثبت می‌شود.

۱۱. بیماران

ثبت بیمار تازه

در «بیماران»، فرم «بیمار جدید» نام، شمارهٔ موبایل و تاریخ تولد بیمار را می‌گیرد. شماره اختیاری است، ولی برای تماس و یادآوری لازم است. برای تاریخ تولد روز، ماه و سال را انتخاب کنید؛ اگر بیمار نخواست بگوید، «نمی‌خواهد بگوید» را بزنید. «ثبت بیمار» فقط پرونده می‌سازد و «ثبت و نوبت‌دهی» بلافاصله نوبت هم می‌دهد.

نکته: بیمار را هنگام نوبت‌دهی هم می‌شود ساخت؛ لازم نیست اول اینجا بیایید.

۱۲. بیماران

باشگاه مشتریان (اختیاری)

زیر فهرست بیماران، ردیف «باشگاه مشتریان» است. اگر روشنش کنید، بیمار با هر پرداخت امتیاز می‌گیرد و بعداً به‌جای پول خرجش می‌کند. برای شروع کار لازم نیست؛ می‌توانید بعداً سراغش بروید.

۱۳. نوبت‌دهی

چه کسی نوبت می‌گیرد؟

تقویم نوبت باید بداند نوبت‌ها برای کدام دندان‌پزشک است. اگر خودتان کار می‌کنید «خودم نوبت می‌دهم» را بزنید. اگر همکار دارید، او را از «خدمات» → «فعال‌سازی درمانگر» اضافه کنید.

۱۴. نوبت‌دهی

مراقبت پس از ویزیت

برای هر خدمت یک بار بنویسید بیمار بعد از ویزیت چه کند، و اگر لازم است یک یادآوری چند روز بعد (اینجا شش ماه بعد برای جرم‌گیری دوباره). بعد از تکمیل هر ویزیتِ این خدمت، متن خودکار برای بیمار فرستاده می‌شود و در روز پیگیری هم یادآوری می‌رسد.

نکته: فرستادن خودکار با «یادآوری خودکار در بله» در همین صفحه کار می‌کند؛ برگهٔ چاپی مراقبت همیشه در جزئیات نوبت هست.

۱۵. نوبت‌دهی

نوبت جدید

تقویم روز یا هفته را نشان می‌دهد و با فلش‌ها روز عوض می‌شود. برای نوبت تازه «نوبت جدید» را بزنید. «ثبت نوبت جدید» در نمای کلی هم همین کار را می‌کند.

۱۶. نوبت‌دهی

انتخاب بیمار

چند حرف از نام یا شمارهٔ بیمار را بنویسید و از فهرست انتخابش کنید. اگر بیمار تازه است «ثبت بیمار تازه» را بزنید تا همین‌جا ساخته شود.

۱۷. نوبت‌دهی

خدمت، درمانگر، روز و ساعت

خدمت و درمانگر را انتخاب کنید و روز را بنویسید (مثل ۱۴۰۵/۰۷/۲۲). «زمان‌های آزاد» فقط ساعت‌هایی را نشان می‌دهد که درمانگر خالی است و مدت خدمت در آن جا می‌شود، پس دو نوبت روی هم نمی‌افتند. بعد «ثبت نوبت» را بزنید.

۱۸. نوبت‌دهی

نوبت در تقویم

نوبت در تقویم روز خودش نشان داده می‌شود. روی نوبت بزنید تا جزئیاتش باز شود؛ روز مراجعه هم کارها از همین‌جا انجام می‌شود.

۱۹. نوبت‌دهی

لینک فرم برای بیمار

برای نوبت تلفنی یا حضوری، در جزئیات نوبت «ساختن لینک فرم برای بیمار» را بزنید و لینک را کپی کنید یا با «فرستادن» در پیام‌رسان برای بیمار بفرستید. بیمار بدون ساختن حساب فرم را پر می‌کند. وقتی پر شد، همین‌جا «دیدن پاسخ‌ها» می‌آید و با یک دکمه داروها و حساسیت‌ها به پرونده اضافه می‌شود.

نکته: لینک ۱۴ روز اعتبار دارد و فقط یک بار پر می‌شود.

۲۰. روز مراجعه

بیمار رسید: «ثبت ورود»

وقتی بیمار رسید «ثبت ورود» را بزنید. «عدم مراجعه» برای بیماری است که نیامده؛ در سابقه‌اش می‌ماند. «جابه‌جایی» و «لغو» هم همین‌جاست.

۲۱. روز مراجعه

شروع کار روی بیمار

وقتی بیمار روی یونیت نشست «شروع خدمت» را بزنید. اگر انبار روشن باشد، مواد مصرفی هر خدمت هم ثبت می‌شود.

۲۲. روز مراجعه

پایان کار: «تکمیل و فاکتور»

کار که تمام شد این دکمه را بزنید. برنامه از روی خدمت و قیمتش خودکار فاکتور می‌سازد و لازم نیست چیزی را دوباره بنویسید.

۲۳. روز مراجعه

تأیید فاکتور

پیش از ثبت، خلاصهٔ فاکتور (خدمت، قیمت، تخفیف) نشان داده می‌شود. اگر درست است تأیید کنید. فاکتور ثبت‌شده پاک نمی‌شود؛ برای اصلاح، سند ابطال یا برگشت صادر می‌شود تا حساب‌ها همیشه درست بماند.

۲۴. روز مراجعه

گرفتن پول

مبلغی را که بیمار پرداخت کرد و روشش (کارت، نقد، انتقال) را وارد کنید و «ثبت دریافت» را بزنید. اگر کمتر بدهد، باقی‌مانده بدهی بیمار می‌شود و در «حساب اشخاص» و «بدهکاران» دیده می‌شود.

۲۵. روز مراجعه

برگهٔ مراقبت برای بیمار

برای خدمتی که دستور مراقبت دارد، «چاپ برگهٔ مراقبت» برگه‌ای با نام بیمار، دستور مراقبت و روز پیگیری چاپ می‌کند تا بیمار با خودش ببرد.

۲۶. روز مراجعه

برگهٔ چاپی مراقبت

برگه برای چاپ باز می‌شود؛ بدون چاپگر «ذخیره به‌صورت PDF» را بزنید و برای بیمار بفرستید.

۲۷. پروندهٔ بیمار

پروندهٔ بیمار

دکمهٔ «پرونده» در جزئیات نوبت شما را به پروندهٔ همین بیمار می‌برد. بالای پرونده ماندهٔ بدهی بیمار و دفعه‌های عدم مراجعه را می‌بینید. پایین‌تر سابقهٔ همهٔ مراجعه‌ها، فاکتورها و مدارک است.

۲۸. پروندهٔ بیمار

هشدار پزشکی

حساسیت دارویی یا بیماری خاص بیمار را با نوع «هشدار پزشکی» ثبت کنید. از آن به بعد این کادر قرمز هر جا که پرونده یا نوبت این بیمار باز شود دیده می‌شود. اطلاعات بالینی روی سرور رمزنگاری می‌شود و فقط مالک، مدیر و درمانگر آن را می‌بینند.

۲۹. پروندهٔ بیمار

نقشهٔ دندان‌ها

هر دندانی که یادداشت دارد رنگی می‌شود (اینجا دندان ۳۶). با زدن هر دندان فقط سابقهٔ همان دندان نشان داده می‌شود و فرم پایین برای یادداشت تازهٔ همان دندان آماده می‌شود. راست بیمار سمت چپ نقشه است، مثل وقتی روبه‌روی بیمار نشسته‌اید.

۳۰. پروندهٔ بیمار

مشخصات شما روی نسخه

یک بار نام، شمارهٔ نظام پزشکی و تخصص‌تان را ثبت کنید؛ از آن به بعد روی همهٔ نسخه‌هایتان چاپ می‌شود. هر دندان‌پزشکِ مطب مشخصات خودش را دارد.

۳۱. پروندهٔ بیمار

نسخه و چاپ آن

داروها را با نوع «دارو» ثبت کنید، هر دارو در یک خط، و «چاپ نسخه» را بزنید. اگر نسخه را در سامانهٔ بیمه (تأمین اجتماعی، سلامت…) ثبت کرده‌اید، بیمه و کد رهگیری را انتخاب کنید تا روی نسخه چاپ شود؛ وگرنه «ندارد» را بگذارید و «چاپ» را بزنید.

۳۲. پروندهٔ بیمار

نسخهٔ چاپی

نسخه با نام مطب، مشخصات دندان‌پزشک، نام بیمار، تاریخ و جای مهر و امضا چاپ می‌شود. کد QR پایین نسخه به داروخانه نشان می‌دهد نسخه را واقعاً همین مطب داده است. اگر چاپگر ندارید، «ذخیره به‌صورت PDF» را بزنید.

۳۳. پروندهٔ بیمار

بررسی نسخه در داروخانه

داروخانه یا خود بیمار کد را با دوربین گوشی می‌خواند و این صفحه باز می‌شود: نام مطب، دندان‌پزشک، تاریخ، حروف اول نام بیمار و تعداد اقلام. نام داروها و نام کامل بیمار هرگز نشان داده نمی‌شود.

۳۴. حسابداری

بخش‌های حسابداری

«فاکتور و صندوق» فاکتورها، فروش و بستن صندوق روز است. «حساب اشخاص» نشان می‌دهد هر بیمار چقدر بدهکار است. «چک و نقد» چک‌های دریافتی و پرداختی است. «قرارداد و طرح درمان» برای درمان‌های چندجلسه‌ای با پیش‌پرداخت است، «بیمه» برای سهم بیمه‌گر، و «گزارش و مالیات» برای سود و زیان، جریان پول و مالیات.

نکته: «پروندهٔ بالینی» و «پروندهٔ بیماران» همان پرونده‌ای است که بالاتر دیدید و از اینجا هم باز می‌شود.

۳۵. حسابداری

فاکتور جلسهٔ امروز

فاکتوری که با «تکمیل و فاکتور» ساخته شد اینجاست، با مبلغ، دریافتی و مانده. چاپ فیش یا فاکتور A4، مرجوعی و ابطال هم از همین کارت انجام می‌شود. بالای همین تب «فروش / فاکتور جدید» برای فروش بدون نوبت است، مثلاً فروش مسواک یا دهان‌شویه.

۳۶. حسابداری

سود و زیان

در «گزارش و مالیات» بازهٔ تاریخ را انتخاب کنید تا ببینید چقدر فروختید، چقدر هزینه و مواد مصرف شد و سود واقعی چقدر بود. گزارش جریان پول و مالیات بر ارزش افزوده هم همین‌جاست.